事務管理業務

資産管理の透明性を重んじた出納・会計業務

事務管理や会計業務の基本は「正確さ」と「明確さ」です。管理組合の金銭は、管理会社のものと明確に区分するため、管理組合理事長名義の口座で保管します。

決算書

事業年度終了後に年間の取引について、会計原則を基に作成の補助を行います。収支状況の報告及び支出費用に関して、会計毎に決算帳票を作成し、監査の資料としてご提出します。

予算案

事業年度経過時点での実績を基に翌年度予算案をご提出します。計画修繕や理事会での懸案事項及び新規ご提案の予算への組み入れは、この表に反映されます。

出納・支払業務

管理組合理事長名義の保管口座からの出金は、理事長様にオンライン上で承認いただく便利な支払承認サービスと、銀行の払戻請求書へ押印いただく２つの方法が選べます。

信頼できる徹底報告体制

毎月「管理業務報告書」を提出します。管理費等収納状況や未収納金の回収状況、日常管理業務内容などを明確に把握することができます。

各種報告書

suitoh01-1

収支状況報告書

各月の収入及び支出金額の把握と、予算に対しての実施金額が累計で把握できます。

suitoh01-1

未収納金報告書及び
管理費等収支報告

3ヶ月以上の滞納に関しては月末の未収状況から当月経過時点での滞納状況の推移と督促業務における弊社の対応が記載されています。未収金の金額、滞納状況は同時にご提出している管理業務報告書にて確認できます。

suitoh01-1

共用施設利用状況等

当月の共用施設の利用状況の他、入居・転出状況、駐車場・駐輪場の契約状況、管理事務室のサービス利用状況などを細かく把握できます。

suitoh01-1

設備管理業務報告

当月の設備管理、点検、修繕状況、管理担当者の所見欄などが記載されています。設備や建物の状況が把握できます。

suitoh01-1

メンテナンス作業報告

定期清掃、植栽消毒及び剪定などのメンテナンスが実施された月に添付します。作業前後の写真とともに、分かりやすくご報告します。

suitoh01-1

資産情報

明確に資産状況を把握していただけるよう、貸借対照表とお預かりしている管理組合理事長名義の通帳のコピーを添付します。

資産を守る管理費等督促業務

区分所有者間では解決しにくい管理費等滞納者に対して、徹底した督促業務を代行。大切な資産をお守りするためのサポートをします。

管理費等督促業務

管理組合運営における大きな問題のひとつが管理費等滞納者への対応です。区分所有者間では解決しにくいこの問題に対して、弊社ではまず管理業務報告書にて毎月ご確認いただけるよう仕組みを整えた上で、理事会の指示のもと適切に督促業務を代行し、大切な資産をお守りするサポートをします。

＊本業務は、管理委託契約が存続する限り、弊社業務として行います。

１ヶ月滞納者
  • 督促状

2ヶ月滞納者
  • 電話
  • 督促状

3ヶ月滞納者
  • 訪問
  • 督促状
  • 内容証明送付

４ヶ月以上滞納者
  • 督促状
  • 内容証明送付
  • 支払督促等法的手続きの支援
  • 弁護士への相談

※内容証明、少額訴訟等の法的手続きの支援は管理組合との協議の上実施します。また少額訴訟、支払督促等法的手続きの実施、弁護士相談にかかる費用は管理組合の負担となります。

 

管理費等保証制度

弊社は、国交省指定法人である一般社団法人マンション管理業協会が行う「管理費等保証制度」に加入しています。 同保証制度は、管理会社の倒産等によって金銭的被害を受けた管理組合に対して、管理費等の1ヶ月分相当額を限度に、保証機構が管理組合に保証を行うとともに、管理業務が継続的に行われるよう、新しい管理会社の紹介や斡旋等の支援措置を行うものです。保証機構への参加資格は、マンション管理業協会の会員であり、かつ国土交通省の登録業者であること、さらに安定した経営を継続的に行っていること、協会が定める収納保管業務処理基準を遵守すること、といった厳格な要件があります。