「私が理事長として就任した際には具体的な引き継ぎがなされず、管理組合運営や理事長業務を理解するのに膨大な時間を労し、管理会社とのメールのやり取りや契約書、報告書のチェックなどで多くの時間を費やしていました。

マンションの素人が理事長や理事役員になる仕組み自体がおかしく、時間と労力を惜しみなく費やせる定年退職者がいっぱいいた前時代のシステムのままであると途方に暮れていた際に、管理会社のマンション管理士さんと話をする機会を得ました。
何度か打合せを行い、業務区分を明確にした上で、2024年より外部管理者副理事長として就任してもらっています。

就任数か月で、当マンション初の住民懇親会の開催、長年の懸案であった機械式駐車場のコスト削減（数千万円）に貢献してもらえ、現在は管理規約の改訂、長期修繕計画表の更新など実務に着手してもらっています。

私はあと3か月ほどで退任し、新理事長に引き継ぎますが、プロの外部管理者がいることで、継続審議事項が正確に引き継がれ、理事会運営、総会がスムースに開催されることで、 マンション全体の利益につながると思っています。

前管理会社により起案された管理規約が、管理組合員の権利を著しく制限された内容で、国交省の指針等に基づく規約改定を求めたのにもかかわらず、管理者である前管理会社は改定を拒否しました。規約上、組合員発議の規約改正には大きな制約が課されていましたが、住民が規約改定案などを作成の上、臨時総会の招集請求をして、規約改定案を苦心の上で成立させました。しかし、1週間ほどして、前管理会社は、当マンションの管理者及び管理委託業務を降りる旨一方的に通達してきました。

その時点では、組合員から役員を出しておらず、契約主体が存在しない中で、新たな管理会社と早期に契約することは厳しい状況でしたが、幸運なことに、今回の外部管理者を務めていただいたマンション管理士が所属する管理会社を含め数社から対応可能との回答を得ました。管理者及び管理業務の両方の委託可能など条件が合致し、運営方針に関するプレゼンを聞いた組合員の評価が高かったため、先のマンション管理士が管理者、及びマンション管理士が所属する管理会社に管理業務を委託することになりました。

現在においては、外部管理者からは組合目線で数々の提案をしていただいている一方で、利益相反防止が定められています。また、外部管理者や管理会社業務の透明性チェックのため、組合員が毎月の管理者webレポートなどで運営状況を確認できています。

総会とは別に組合員ミーティングをオンラインで実施してもらえ、組合員、管理者、管理会社が風通し良く、コミュニケーションとって管理運営が出来ていると感じております。