理事会セミナー実績

1. 管理組合予算案

当該年度経過時点での実績を基に翌年度予算案をたたき台として作成し、ご提出いたします。 設備破損における翌年度組込事項や理事会での懸念事項及び新規提案など、この表で反映されます。

2. 管理組合決算案

事業年度終了後に年間の取引について、会計原則を基に作成の補助を行ない、 収支状況の報告及び支出費用に関して会計毎に台帳（領収証つづり）を作成して、監査の資料としてご提出いたします。

1. 毎月28日に翌月分の管理費等を各区分所有者ご指定の口座から口座振替の方法により振替を行います。4営業日後には弊社の収納口座に送金されます。
2. 入金された管理費等の精算を行います。なお、精算業務の為、当社がお客様の資産をお預かりしている間は、（社）高層住宅管理業協会保証機構の｢管理費等保証制度｣が適用されますので、安全にお客様の資産を管理することができます。
3. 管理費の収納日から1ヶ月以内に精算を完了し、管理委託費、管理諸費用を差し引いた残金及び修繕積立金を管理組合理事長名義の保管口座へ送金致します。未収金がある場合には併せて督促業務を行います。なお、保管口座の印鑑を理事長、通帳を当社がお預かりしておりますので理事会、管理組合の決定なくして、資金移動することはできない仕組みとなっております。
4. 当社が設備保守業務等の完了報告確認後、業者への支払いを代行致します。
5. 翌月中に理事会へ管理業務及び会計出納業務の報告を行います。決算時にはこの毎月のデータを基にして迅速な決算報告を行うことが可能です。また、各区分所有者に対しても会計出納業務の状況の概要を毎月報告致します。

1. 管理費等未収状況リストにより戸別の未収金状況を把握
2. 担当者・事業部長による未収金状況の確認
3. 滞納状況に応じた督促(督促状作成、電話・発送、内容証明郵便)の実施
4. 事業部長による督促状況の確認および追加業務指示(＊長期滞納者に対する法的手続きの案内・提案等についても指示する)

通常の督促業務は、管理委託契約が存続する限り、弊社業務として永続的に行います。

1. 組合員等名簿管理業務

入居者の皆様が届け出る書類（入居届 や転出届など）に基づき、入居者名簿を作成し、整備いたします。

2. 共用施設運営業務

駐車場、駐輪場、集会施設などの共用施設について、管理組合に代わり各種手続きなどの運営業務を行います。
駐車場、駐輪場など賃貸借の契約に関する業務としては、「管理規約や使用細則に則した抽選会等の実施」「使用契約の締結・解約処理」 「空き区画管理」「臨時募集案内」などを行います。集会施設などについては、「使用申込手続き」「備品管理」などを行います。

3. 保険契約管理業務

マンションの共用部分に付保する各種損害保険について、見積の取り寄せや保険会社営業マンによる契約内容説明のセッティングなどを行い、保険契約締結に関する各種調整、事務手続きを代行いたします。また、満期近くには更改に関するコンサルティングやその事務手続きを行います。そして、万が一保険で対応すべき事故などが起きた場合は、現場確認（実況検分、写真撮影等）をし、保険金請求のための報告書作成などの事務処理を管理組合に代わって行います。

1. 理事会支援業務

理事会や諮問機関である各種専門委員会等の開催日程を調整し、役員等への連絡等開催補助業務を行います。理事会等開催時における議題やご提案事項についてもご要望に応じて作成いたします。そして理事会等開催時には、弊社担当者が出席（必要に応じてフロント（管理員）も同席）し、検討議題に対するアドバイスやご提案をさせていただきます。また、その時々の議題に合わせて組合運営に役立つ情報や法律、他マンションの事例の紹介、そして、当社関連部署の責任者や関連業者等を同席させ、多面的に管理組合の運営をサポートさせていただきます。

2. 総会支援業務

1年間、理事会等で検討を重ねてきた総会上程事項などについての議案（案）の作成や業者説明が必要な場合などの手配を行います。また、総会の開催日等の調整を管理組合と行い、議案書等の資料の作成、会場手配、開催案内の掲示および通知（議案書配付等）の事務も行います。総会当日は、会場のセッティング、出欠状況の集計、司会進行、特別な議案の説明・報告などを代行いたします。また、総会終了後はご要望に応じて総会議事録の作成補助を行います。

3. 防火管理補助業務

防火管理業務については、管理組合が行うべき内容をご説明し、防火管理者の選任については、その選任方法、細則の設定はもとより、消防計画（案）の素案を作成いたします。また、消防訓練実施のアドバイス、段取り、運営補助などを行います。